Журнал регистрации приказов в электронном виде

Содержание

Инструкция: оформляем журнал регистрации приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов в электронном виде

Этот термин в ТК РФ отсутствует. Такими распоряжениями принято считать все официальные бумаги, которые относятся к кадровому документообороту, например:

  • о приеме на работу;
  • переводе на другую должность;
  • увольнении;
  • изменении персональных данных;
  • изменении заработной платы или премировании;
  • об отпуске;
  • о командировке.

Некоторые из них нужно хранить в организации 5 лет, но большая часть распоряжений хранится 75 лет. Поэтому так важно вести правильный учет.

Как регистрировать приказы

Процесс регистрации представляет собой перенос реквизитов приказа по личному составу в определенную установленную форму и присвоение документу номера и даты.

Все виды распоряжений по личному составу должны быть зарегистрированы. Почему это важно? Дело в том, что проект документа приобретает юридическую силу по факту его регистрации. Если процесса регистрации не было, правовые последствия для работника и работодателя не наступают.

Регистрация помогает решить 3 задачи:

  • учет;
  • контроль исполнения;
  • возможность оперативно получить доступ к приказу по личному составу.

Регистрировать нужно один раз — при издании.

Когда приказов по личному составу много, номера можно устанавливать по каждой процедуре индивидуально, если мало — возможна сплошная нумерация. К примеру, приказам на прием, перевод и увольнение дать единую нумерацию, на различные отпуска — другую.

Формой для регистрации может быть:

  • журнал или книга;
  • база данных.

Журнальный формат предполагает подробное отражение информации о том, кем и с какими целями разработан документ. Автоматизированная база данных предполагает внесение сведений о приказах с применением специально разработанного ПО.

Требование к оформлению журнала

Трудовым законодательством требования к наличию и оформлению журнала не установлены. Учреждение само определяет форму и алгоритм ведения документа. Наиболее приемлемым вариантом является электронный формат: он требует меньшего объема затрат, чем работа с бумажными носителями.

Журнал регистрации распоряжений по личному составу предназначен для систематизации и упорядочивания кадрового документооборота и позволяет оперировать большим объемом информации одновременно, а также выполняет следующие функции:

  • регистрация изданных компанией кадровых документов;
  • быстрый поиск точной информации и документов о работниках;
  • хранение и архивирование бумаг компании.

По п. «б» ст. 258 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (от 25.

08.2010 № 558), ведение работодателем журнала регистрации необходимо. Действующим законодательством не предусмотрены обязательные требования к его форме и содержанию, не установлена ответственность за его отсутствие.

Образец заполнения журнала приказов по личному составу целесообразно утвердить локальным нормативным актом юридического лица, так же, как и образец приказа по личному составу.

Электронный учет кадровых документов

Большинство работодателей ведут кадровый учет в электронном виде, следовательно, важная задача — оптимизировать его цифровую версию в соответствии с реальными потребностями организации.

Электронную форму всегда можно откорректировать: добавить необходимые реквизиты, изменить их последовательность, сформировать необходимый отчет на печать. В электронной версии поиск нужной информации занимает намного меньше времени.

В конце отчетного года или другого периода единый реестр учета выводится на печать и архивируется вместе с соответствующими ему кадровыми документами.

Ведение книги в электронном виде особенно актуально для крупных организаций, где кадровые бумаги издаются несколькими структурными подразделениями и филиалами. Как правило, книга регистрации автоматически формируется программой и содержит следующие данные:
  1. Дата издания.
  2. Уникальный номер регистрации в программе.
  3. Краткое описание.
  4. Исполнитель.

Бумажный учет кадровых документов

Каждый работодатель правомочен самостоятельно утверждать свой собственный способ регистрации и виды журналов. Не все распоряжения работодателя проводятся через программу по кадровому документообороту, и ведение книги вручную, на бумаге, остается по-прежнему актуальным.

Образец книги регистрации приказов по личному составу о приеме на работу

Крупные организации с интенсивным кадровым документооборотом ведут одновременно несколько журналов по видам и тематике: отдельно — о приеме на работу, отдельно — о направлении в служебную командировку и другие. В зависимости от этого формируются различные по содержанию и количеству граф книги учета.

Скачать

Сроки хранения журналов и приказов по личному составу

Сроки хранения регламентируются статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Как правило, кадровые документы имеют нормативный срок хранения — не менее 75 лет со дня создания. Однако для некоторых из них установлен более короткий срок хранения — всего 5 лет:

  • о дисциплинарных взысканиях;
  • о ежегодных оплачиваемых отпусках;
  • об учебных отпусках;
  • о дежурствах;
  • о краткосрочных командировках по России и за рубеж.

Журналы хранятся столько же, сколько и документы по личному составу, в них перечисленные, — 75 лет. Либо 5 лет, если в книге учета фиксировались только документы, которые можно утилизировать через 5 лет.

Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/oformlyayem-zhurnal-registratsii-prikazov-po-lichnomu-sostavu

Зачем нужен журнал регистрации приказов и к его вести

Журнал регистрации приказов в электронном виде

   Ни одним российским правовым актом не установлена обязанность работодателя вести журнал регистрации приказов, однако ФСТ требует регистрировать все кадровые документы, носящие справочный характер.

Иногда проверяющие или надзорные органы требуют предоставить копию приказа, которая, по сути, будет являться справочным документом, а потому как сам приказ несёт справочную информацию, регистрировать приказы всё же нужно.

Зачем регистрировать приказы

Чтобы не допускать неразберихи в номенклатурных папках, нужно соблюдать важное правило: вкладывать в дело приказы нужно в хронологическом порядке. В итоге сформируется дело, в котором самый ранний по дате издания приказ будет последней страницей, а самый поздний расположится сверху.

Также очень важно присваивать приказам номера, потому что в день их может быть издано много, а без использования нумерации можно нарушить хронологический порядок.

А теперь представим ситуацию: при оформлении пенсии давно уволенный сотрудник просит предоставить ему копию или выписку из приказа об увольнении.

Приказы по персоналу хранятся 75 лет в архиве компании, за это время может скопиться огромное количество папок с приказами, каждую из которых придётся пролистать, поэтому на поиски нужного документа можно затратить несколько рабочих дней.

Из этой ситуации можно вывести следующее: при оформлении дела данные о вкладываемых в папку документах нужно вносить в журнал, который потом приложить к закрытому делу.

Кроме того, регистрационный журнал может стать доказательством того, что приказ был издан и зарегистрирован в указанный срок, а не распечатан вчера и не оформлен задним числом.

Пример

В суде разбирается дело о незаконном увольнении за нарушение дисциплины. Судья требует представить доказательства того, что в отношении сотрудника издавался приказ по дисциплине, ведь только на основании его можно оформлять увольнение.

Доказательством существования дисциплинарного приказа и будет копия журнала регистрации, при соблюдении хронологического порядка формирования дела.

Также регистрационный журнал может быть основой описи в случае передачи дела в архив, при этом не нужно переписывать все документы из папки, достаточно снять копию с таблицы журнала.

Как оформить

Регистрационные журналы нужно оформлять при открытии нового дела или тома, если папка заполнена (максимум листов в деле – 250). Бланк журнала можно купить в магазине канцтоваров, заказать в типографии или распечатать самостоятельно (что дешевле, особенно, если документооборот в компании небольшой).

В структуре журнала всего 2 элемента:

  • титульная страница;
  • таблица.

На титульной странице должны быть указаны сведения:

  • название фирмы или ИП;
  • название структурного подразделения (в нашем случае «Отдел кадров»);
  • номер дела по номенклатуре;
  • номер тома;
  • название («Журнал регистрации приказов по…»);
  • дата открытия дела («Начат 01 сентября 2016г.»);
  • дата закрытия (прописывается вручную в день окончания);
  • количество листов (тоже пишется в день закрытия);
  • срок хранения (5 лет в отношении общих приказов, 75 – индивидуальных);
  • место оформления (город, посёлок и т.д.).

Таблица должна содержать столбцы:

  • порядковый номер;
  • число приказа;
  • номер приказа;
  • ФИО и должность сотрудника (если приказ по персоналу);
  • сущность приказа (если он по основной деятельности);
  • примечание.

Важно

Если решите самостоятельно распечатать бланк, то можно подсчитать примерное количество листов с таблицей. Если в деле не может быть больше 250 листов, то и строк в журнале не будет больше этого количества. Разделите 250 на количество строчек, помещающихся на странице, получите требуемое количество страниц.

Листы журнала пронумеруйте датером или вручную, прошейте их и скрепите прошивку пломбиром с указанием количества листов.

Как заполнять журнал регистрации приказов

При заполнении журнала нужно соблюдать условия:

  • порядковые номера начинаются с 1-го и продолжаются;
  • дата приказа должна соответствовать дате издания, а не оформления регистрационной записи;
  • в примечаниях можно указать на дополнительные документы и место их хранения, делать запись об аннулировании приказа;
  • должна соблюдаться хронология и последовательность номеров;
  • при обнаружении ошибки журнал закрывается вместе с делом.

Для наглядности посмотрите, как заполняется журнал регистрации по дисциплине (пример заполнения скачать здесь). 

Как вести журнал регистрации приказов

Перед изданием приказа ему нужно присвоить номер, а чтобы узнать следующий по порядку, нужно заглянуть в журнал: какой номер последний. Дальше следуем алгоритму:

  • в журнале карандашом заполняем реквизиты приказа;
  • распечатываем и визируем приказ;
  • стираем карандаш в журнале и записываем сведения ручкой.

Совет

Зачем это нужно: если проект приказа будет отклонён руководителем, а запись сделана капитально, что считается ошибкой, журнал вместе с делом придётся закрыть и заводить новый. Если есть уверенность, что приказ будет завизирован, карандаш можно не использовать.

Когда дело закрывается (с окончанием года или по наполненности), оставшиеся пустые строчки нужно перечеркнуть зигзагом.

Можно ли журнал регистрации приказов вести в электронном виде

Кадровик может пользоваться любой лицензированной компьютерной программой,ориентированной на кадры. Сейчас почти все программы содержат функцию формирования электронного регистрационного журнала: система сама присваивает номера приказам с возможностью редактирования. В любой момент журнал можно сформировать в программе и распечатать.

Однако не стоит пренебрегать и бумажным вариантом по причинам:

  • возможный сбой системы;
  • смена программы;
  • обновление версии.

Кроме того, при расхождении сведений в бумажном и электронном вариантах журнала, предпочтение отдаётся рукописной информации.

Нюансы

  Нужно избегать коррекции записей в журнале (подчисток, приписок, зачёркиваний), это может быть признано ошибкой, что ведёт к закрытию дела. Чтобы избежать нареканий со стороны проверяющих и не закрывать дело, поступите банально: перепишите журнал без ошибок.

Если есть необходимость оформить запись задним числом, например, если номер приказа был зарезервирован, но его реквизиты не обозначены в журнале, а под этим номером издан другой приказ, можно поступить так:

  • распечатать или завести новый бланк журнала, скопировав титульную страницу;
  • переписать строки до нужного номера;
  • вписать сведения о «забытом» приказе, присвоив ему порядковый номер с дробью (например, за номером 13 последует 13/1);
  • продолжить записи со следующего номера (по старому журналу).

Не забудьте вложить приказ с дробным номером в папку, соблюдая хронологию.

Совет

Проверяющим не обязательно предоставлять оригинал журнала, достаточно заверенной копии. Однако в суде может потребоваться и оригинал.

Источник: https://pravo-v-dele.ru/deloproizv/prikazy/zhurnal-registracii.html

Журнал регистрации приказов: виды, порядок оформления

Журнал регистрации приказов в электронном виде

Последние изменения: Ноябрь 2020

Кадровая внутренняя документация в компании подлежит отдельной фиксации, установленный порядок регламентируется нормативно-правовыми актами. Каждая организация обязана вести журнал регистрации приказов в разрезе направлений и в соответствии со сроками хранения, определёнными для различной документации распорядительного характера.

Виды журналов регистрации

Постановление Росархива от 06.09.2000 года регламентирует механизм учёта и регистрации распоряжений в соответствующих реестрах приказов и распоряжений, специально предназначенных для кадровых документов.

Регистрировать приказы в организации необходимо в специально предусмотренных книгах, не имеющих унифицированной формы, предусмотренной законодательством.

Если форма ведения и регистрации устанавливается организацией самостоятельно, то сроки хранения жёстко регламентированы и составляют от 5 до 75 лет. Представляется целесообразным вести несколько журналов приказов и распоряжений в зависимости от количества времени хранения регистрируемых документов.

Основной документ – журнал регистрации приказов по личному составу, которых нужно иметь как минимум два с соответствующим хранением в течение периодов.

В книге, предназначенной для хранения на протяжении 75-ти лет, фиксируются:

  • приём, увольнение, совмещение должностей и кадровые перемещения;
  • прохождение аттестаций и переаттестаций, курсов повышения квалификационного уровня и переобучения;
  • оплата труда, доплаты и премирование;
  • отпуска за вредные условия труда и время ухода за детьми;
  • длительные служебные командировки внутри страны и за юридической территорией, преимущественно связанные с вредностью.

В книге, хранящейся 5 лет, будет учитываться документация следующего характера:

  • ежегодные отпуска и отпуска, связанные с обучением;
  • кратковременные служебные поездки, учитывая однодневные;
  • дисциплинарные взыскания.

Для фиксирования распоряжений по кадровому документообороту, касающихся не индивидуально работника, а предприятие полностью, предусмотрен журнал учёта приказов по основной деятельности, отражающем издание приказа, касающегося:

  • изменения правил, регулирующих внутренний распорядок;
  • утверждения обновления штатного расписания;
  • назначения работников на руководящие посты;
  • сокращение численности.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности не включает кадровые документы по административно-хозяйственной деятельности, поскольку первые подлежат хранению в течение 75 лет, а вторые – на протяжении 5 лет, для фиксации которых создаётся отдельная книга.

Порядок оформления

Ведение в удобной для предприятия форме не отменяет требования соблюдения правил, предусмотренных для подобной документации. Титульный лист обязан содержать информацию о дате начала внесения записей и окончания.

Для ведения каждой книги назначается ответственный сотрудник, информация о котором размещается:

  • на титульной странице;
  • на последнем листе;
  • в конце каждой страницы при ведении в электронном виде.

Книга принадлежит к документации строгой отчётности, предусматривающей обеспечение сохранности путём предотвращения извлечения или дополнительной вставки новых листов. Страницы пронумеровываются, прошнуровываются и с обратной стороны скрепляются подписью руководителя и печатью организации, дающей возможность зарегистрировать журнал и осуществлять его дальнейшее ведение.

Подтирки, подчистки и замазки специальными средствами категорически запрещены. В случае ошибочного внесения записи она подлежит корректировке путём зачёркивания одной чертой с внесением подписи работника, совершившего ошибку, и внесение правильной записи в ту же графу. Сотрудник, ответственный за ведение, назначается ответственным за хранение.

Как часто необходимо вносить информацию и нужно ли вести журнал ежедневно? Соответствующая информация вносятся по мере формирования распоряжений, а соблюдение выполнения регламентируется внутренними документами, позволяющими проводить проверку в присутствии назначенного ответственного лица.

Регистрация приказов

 

Поскольку стандартного порядка внесения записей в книги нормативными актами не предусмотрено, как заполнять журнал в разрезе граф, решает каждая организация индивидуально. Примерный образец заполнения включает:

  1. Номер, присваиваемый в момент издания. Чтобы правильно вести нумерацию приказов без нумерологических сбоев, целесообразно разработать схему, состоящую из цифр и букв, понятную и наглядную для учёта.
  2. Название распорядительного документа.
  3. Дата формирования, которой считается дата подписания руководителем.
  4. Вид распоряжения, в связи с причиной издания:
    • отпуска;
    • приём или увольнение;
    • внесение изменения в штатное расписание;
    • перевод на другую должность;
    • назначение совмещения.
  1. Информация о сотруднике – виновнике составления.
  2. Краткое содержание, находящееся в преамбуле.

Ведение ряда книг для регистрации кадровой документации упорядочивают документооборот, упрощают поиск конкретного информационного документа вне зависимости от количества регистрируемых распоряжений ежедневно и количества прошедших лет до момента запроса, включая 75-летний период.

Бесплатный вопрос юристу

Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны/ Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему:

© 2020 zakon-dostupno.ru

Источник: https://zakon-dostupno.ru/kadrovyie-dokumentyi/zhurnal-registratsii-prikazov/

Отдел кадров плюс. программа для отдела кадров

Журнал регистрации приказов в электронном виде

ОТДЕЛ КАДРОВ ПЛЮС – удобная программа для отдела кадров. Программа позволяет значительно повысить скорость работы отдела кадров.

Эффект от использования программы в работе отдела кадров высок для предприятий с различной численностью сотрудников.

Внедрение   программы существенно снижает время, необходимое на обработку     информации и оформление кадровых приказов и документов.

Есть множество программ, заявленных помочь работе отдела кадров. Некоторые из них вышли из бухгалтерских систем, другие из правовых юридических справочников. Но только ОТДЕЛ КАДРОВ ПЛЮС единственный программный продукт, который изначально создавался  для специалистов отдела кадров и воплотил в себе их пожелания.

СОГЛАСОВАННОЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕКогда в организации кадровый учёт ведёт несколько специалистов, могут возникать следующие сложности:

  1. Если один из сотрудников вносит изменения в определённый кадровый документ, то коллеги не узнают об этом оперативно;
  2. Каждый из специалистов может применять свои правила хранения кадровых документов (например, разные названия файлов и папок), что усложняет быстрый поиск определённого документа из-за отсутствия унификации в правилах хранения документов;
  3. Отсутствие оперативного формирования сложного (консолидированного) кадрового отчёта по всей организации. Зачастую подготовка такого отчёта требует вовлечения всех специалистов по кадрам.

Программа «Отдел Кадров Плюс» позволяет эффективно организовать одновременную работу нескольких специалистов по кадрам с единой базой данных по сотрудникам в рамках локальной сети организации.

Простота и удобство (не требуется обучение)Не требуется дополнительного программного обеспеченияЛучшее предложение по ценеБесплатная техническая поддержка

О заказе полной версии сообщите нам удобным для Вас способом:

    – система заказа на сайте

    – e-mail   info@okpartner.ru

    – тел.      (383) 349 93 22  

Варианты оплаты программы:

    юридическое лицо

    – безналичный расчет (необходимы реквизиты)

    физическое лицо

    – оплата через банк  (необходимо отправить запрос на info@okpartner.ru за получением лицензионного соглашения и заполненной квитанции)

Приобрести полную версию программы “Отдел Кадров Плюс” можно двумя   способами:

1. Как физическое лицо:

– оплата через банк (необходимо отправить запрос на info@okpartner.ru за получением лицензионного соглашения и заполненной квитанции)

При расчете за программу как физическое лицо мы выставляем следующие документы:

– счет- договор- акт

2. Как юридическое лицо:

При расчете за программу по безналичному расчету мы выставляем следующие

документы:

– счет

– договор

– акт

В день заказа мы высылаем по электронной почте:

– отсканированные копии документов, подписанные с нашей стороны

– ссылку на скачивание дистрибутива полной версии  программы. Вы можете скачать и установить полную версию программы до оплаты и

начинать работать с рабочей версией  программы, единственное ограничение в  данном случае: Вы можете запускать программу не более

30 раз, потом будет требоваться обязательный ключ(комбинация символов) к программе, которуый мы предоставим после оплаты. Ваши

наработанные данные останутся в целости, просто доступ к ним будет заблокирован до введения ключа.

– также на указанный Вами почтовый адрес высылаются оригиналы документов, подписанные с нашей стороны

Обновления анонсируются в новостях на сайте.

Обновления к полным версиям программы выходят 2-4 раза в год.

Они включают в себя реализацию:

– пожеланий пользователей

– изменения законодательства

– новой функциональности

Мы поддерживаем своих пользователей по всем удобным видам связи:

– e-mail

– тел

– ICQ

– Skype 

В связи с вступлением в силу ФЗ № 44-ФЗ  государственным и муниципальным заказчикам на заключение прямых договоров предоставляется 5% от общего бюджета организации (плана графика закупок).

Исключение составляют: учреждения культуры, образовательные учреждения и муниципальные образований.  Для данных организаций прямые договора составляют 50% от бюджета организации.

Компания «РП-интеграция» (разработчик программы «Отдел Кадров Плюс») эффективно работает с государственным и муниципальным сектором, посредством:

1.Предоставления оферт на заключение договоров в портале Поставщиков (г. Москва и   Московская область);

2. Предоставления технических заданий по программе «Отдел Кадров Плюс» и всех необходимой документации для участия в запросе котировок и торгах по программе «Отдел Кадров Плюс»;

3. Заключение прямых договоров на программу «Отдел Кадров Плюс»;

4. Гибкой ценовой политики для государственных и муниципальных учреждений.

Преимущества программы “Отдел Кадров Плюс”
в сравнении с другими прикладными кадровыми программами*

Персональный менеджер

Простота и удобство

Не требуется дополнительногопрограммного обеспеченияЛучшее предложение по цене

Бессрочная лицензияБесплатная поддержка
Преимущество Подробнее
Мы готовы предложить Вам лучший сервис, закрепляя за каждым пользователем персонального менеджера, который оперативно решает все Ваши вопросы. Он свяжется с Вами по Вашему запросу удобным для Вас способом и в удобное для Вас время.
Не требуется обучение. Программа “Отдел Кадров Плюс” универсальна. Вы можете запустить программу и сразу начать работать, интерфейс удобен и прост. Нет требований по наличию у Вас какого-либо программного обеспечения. Программа предоставляет Вам выбор формата вывода печатных форм документов: Word/Excel или встроенный генератор печатных форм. То есть, даже если у Вас нет офисного пакета MS Office (Excel/Word), программа всё равно сможет распечатать документ в универсальном формате (доступном для любого компьютера). Для работы с программой также не требуется интернет-соединение, все данные локально и безопасно храняться на Вашем компьютере.
В рамках действия лицензии техподдержка предоставляется бесплатно. В отличие от других программ, где нужно оплачивать годовую лицензию, программа “Отдел Кадров Плюс” имеет бессрочную лицензию”. 70% выпускаемых обновлений основаны на пожеланиях реальных пользователей.

* Классификация кадровых решений

  1. Прикладные кадровые программы;
  2. Информационно-правовые системы;
  3. Бухгалтерские системы;
  4. Кадровые web (онлайн) ресурсы.

После оформления заказа на указанный Вами e-mail будет отправлено письмо, содержащее ссылку на скачивание полной версии программы и документы (для юридических лиц: счёт, договор, акт; для физических лиц: квитанция, счёт, договор, акт).

Если документы (счет, договор и акт) Вас полностью устраивают, пожалуйста, проинформируйте нас об этом, чтобы мы выслали Вам оригиналы. Если Вам необходимо внести какие-либо изменения в проекты документов, пожалуйста, направьте их для согласования менеджеру ответным письмом.

Как мы обеспечиваем наши преимущества, которые не могут предоставить другие разработчики программ? Наша компания работает по собственной уникальной модели, в основе которой мы заложили базовые принципы:1.Мы разработчики собственной программы, которая изначально создавалась для кадровых специалистов и воплотила в себе их пожелания, в отличие от другихпрограмм, которые происходят из бухгалтерских или правовых систем.2. В процессе разработки были опрошены сотни специалистов по кадровому делопроизводству, их комментарии легли в основу программы.3.Мы работаем напрямую с пользователями без посредников. Это позволяет сделать программу доступной для любой организации, а также оперативно и компетентно поддерживать всех наших пользователей напрямую.И самое главное: проработав на рынке разработки программного обеспечения без малого 10 лет, мы выработали особенный подход к клиенту, который можно описать тремя существительными: внимание, уважение, пунктуальность.Бесплатная техническая поддержка (в рамках лицензии) Простота и удобство (не требуется обучение) Не требуется дополнительного программного обеспечения Лучшее предложение по цене

Источник: https://www.okpartner.ru/articles/?item=57

Как вести журнал регистрации приказов по основной деятельности

Журнал регистрации приказов в электронном виде

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности относится к внутренним документам организации. Вести его следует государственным органам, органам местного самоуправления и всем организациям вне зависимости от формы собственности.

Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия.

Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими.

Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст. 258 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Среди целей ведения журнала можно выделить:

  • возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
  • возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;
  • придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).

В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.

Какие локальные акты регистрируются в журнале

Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых. Такие распорядительные акты могут отражать:

  • вопросы хозяйственной деятельности;
  • систему планирования;
  • порядок и структуру отчетности;
  • выстраивание стратегии продаж;
  • задачи по расширению бизнеса.

Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:

  • назначении директора;
  • создании филиала;
  • введении штатного расписания;
  • утверждении правил трудового распорядка;
  • обеспечении коммерческой тайны;
  • проведении внутренних проверок и аттестаций, др.

Образец книги приказов по основной деятельности

Законодательно форма не установлена. Каждая организация вправе разработать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности. Предлагаем образец журнала учета приказов по основной деятельности.

Также можно воспользоваться типовыми книгами-журналами, имеющимися в продаже.

На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала.

На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение. Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт.

граф примерно следующее:

  1. Порядковый номер документа.
  2. Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.
  3. Наименование или краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.
  4. Ответственный за исполнение — ФИО сотрудника, контролирующего выполнение приказа.
  5. Примечания — различная информация по содержанию и исполнению распоряжения.
  6. Другие графы, необходимые, по мнению администрации, в организации.

Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе или в электронном виде. Выбор варианта лучше закрепить локальным актом.

Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги.

Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О.

лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).

Если журнал ведется электронно с помощью спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не нужно. За ведение журнала в данном случае отвечает лицо с правом электронной подписи.

Удобно заводить журналы по регистрации распоряжений на один календарный год. Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала.

В ней не должно быть:

  • исправлений;
  • подчисток;
  • необоснованных зачеркиваний;
  • откорректированных записей;
  • разрыва в нумерации страниц (вырванных страниц).

При необходимости внести исправления делать их нужно аккуратно.

Так может выглядеть образец заполнения журнала приказов по основной деятельности.

Итак, регистрация в книге придает документу юридическую силу, так как фиксирует факт его создания и получения. Пока документ не зарегистрирован, ему не присвоен номер, он не может считаться оформленным.

Учитывая, что порядок в кадрах и документах является одной из составляющих успеха любого бизнеса, организацию делопроизводства, в том числе систему регистрации локальных нормативных актов, можно назвать одним из самых важных элементов на пути к успеху и финансовому благополучию компании.

Образец книги регистрации приказов по основной деятельности

Источник: https://ppt.ru/forms/prikaz/journal

Книга приказов: как вести правильно, образец

Журнал регистрации приказов в электронном виде

Каждый Приказ, оформленный на предприятии, подлежит регистрации с присвоением персонального номера. Это необходимо для устранения попыток оформить распорядительные решения «задним» числом. Поскольку регистрация должна проходить последовательно, то на каждой фирме должен действовать Журнал Приказов, позволяющих контролировать документооборот организации.

Согласно кадровой теории, такой Журнал может использоваться не только для регистрации Приказов, но также для внесения информации обо всех распоряжениях, касающихся трудоустроенных сотрудников.

Целесообразность применения Книги приказов обусловлена следующими причинами:

  • срок хранения документации составляет 75 лет и, такая Книга служит хорошим архивным показателем того, где и как отыскать нужный распорядительный документ;
  • большинство видов Приказов требуют обязательной регистрации, поэтому в любом случае должен существовать Журнал для внесения информации о таких распорядительных документах.

На части предприятий существует правило, в соответствии с которым распорядительные документы (или другие оформляемые служащими документы) получают юридическую силу только после процедуры регистрации.

Регистрация, в данном случае, это запись о распоряжении/приказе (письме, повестке, отчете) которая подтверждает его оформление и отправку к адресату, если это необходимо.

Фирма может самостоятельно определить, как и, где регистрировать документы, но согласно общему правилу, удобнее всего вести отдельный журнал для каждого вида корреспонденции.

В связи с этим, оформление Книги приказов – обязанность. И без этого шага (без регистрации распорядительного документа) он не сможет получить юридическую силу, а значит его исполнение будет необязательным для участников правоотношений.

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Существует несколько видов Приказов, регулирующие разные виды трудовых отношений. С другой стороны, законодательством предусмотрено две формы соглашения:

  1. Т1 – распорядительный документ, который касается только одного работника предприятия;
  2. Т1а – Приказ, оформленный в отношении нескольких служащих сразу, если необходимо урегулировать один вид правоотношений (поощрение, наказание, отпуск).

Согласно юридической теории, к приказам по личному составу принято относить лишь те распорядительные бумаги, которые распространяются на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). К примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в Книге приказов.

В связи с этим, трудовая практика позволяет выделить следующие виды распорядительных документов, которые подлежат регистрации в Журнале и, которые без регистрации не получат юридическую силу:

  • трудоустройство (прием на постоянное место работы, совмещение и совместительство, удаленная и работа на неполный день, срочные и бессрочные правоотношения);
  • прекращение работы (независимо от оснований увольнения);
  • перемещение между должностями;
  • совмещение сотрудника;
  • совместительство (внутреннее и внешнее) сотрудника;
  • порядок получения заработной платы (дополнительные бонусы и финансовые взыскания);
  • направление в командировку;
  • оформление отпуска (очередного, внеурочного, за свой счет, по учебе, по личным обстоятельствам).

Для каждого вида распоряжения установлен свой код бланка Приказа, но это рекомендательные формуляры. Участники правоотношений могут самостоятельно составить Приказ, соответствующий особенностям производства и заявленным целям.

Регистрация Приказа осуществляется работником отдела кадров, который обязан контролировать оборот распорядительных документов внутри предприятия. И, прежде чем приступать к регистрации, следует убедиться, что документ соответствует установленным требованиям. В частности, предстоит обратить внимание на следующие факторы:

  1. указание правовых оснований для подготовки распорядительного документа (прием на работу осуществляется на основании подписанного рабочего контракта, оформление отпуска – в соответствии с принятым графиком, отпуск по учебе – на основании вызова учебного заведения);
  2. указание обязательных реквизитов документа (наименование, дата, номер, место составления приказа)
  3. внесение основного содержания, в котором значатся подробные обстоятельства оформления распорядительного документа и, его последствия для участников;
  4. документ заканчивается подписью работодателя в лице директора;
  5. простановка печати фирмы;
  6. наличие раздела о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.

Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

Как уже отмечалось выше, законодательством не установлена единая форма документа, поэтому на каждом предприятии разрабатывается свой комфортный бланк, применимый в текущих производственных условиях. В Журнал вносятся графы, позволяющие быстро отыскать нужный документ и, дающие возможность контролировать их оборот.

Как показывает практика, чаще всего Книга состоит из следующих частей:

  • титулка;
  • список лиц, ответственных за ведение Книги;
  • главный раздел, содержащий графы, куда вписывается информация о распорядительном документе.

Титулка

На титульном листе документа указываются следующие сведения:

  1. полное название предприятия (без сокращений и аббревиатур);
  2. наименование Книги «Журнал регистрации приказов»;
  3. дата заведения отчетной тетради;
  4. дата окончания ведения (будет проставлена, когда листы в Журнале закончатся).

Список ответственных работников

Назначение ответственного лица происходит путем подготовки руководителем соответствующего Приказа. Если работник согласен с вверенными ему полномочиями, то он ставит подпись на распорядительном документе. И только после этого сведения о служащем будут добавлены в Журнал.

Так, на второй странице документа должны отображаться следующие данные:

  • фамилия, имя, отчество, занимаемая должность ответственного работника (их может быть несколько);
  • реквизиты Приказа работодателя, которым назначено ответственное лицо;
  • подпись ответственного служащего, подтверждающая начало исполнения вверенных полномочий.

Главный раздел

Все страницы книги нумеруются и сшиваются. Это делается для сохранности сведений о составленных распорядительных документах. Нет единых требований к тому, какие данные должны вноситься в этот раздел. Но, как показывает практика, самыми необходимыми графами будут следующие:

  1. порядковый номер подписанного документа;
  2. дата подписания и регистрации Приказа;
  3. вид распорядительного документа (на отпуск, о приеме на работу, об увольнении, о назначении взыскания/поощрения);
  4. перечень служащих, которых коснулся Приказ;
  5. нормативный акт, на основании которого подготовлен распорядительный документ (вызов с места учебы, график отпусков).

Ведение журнала регистрации

Как уже отмечалось выше, Журнал Приказов относится к факультативным отчетам, то есть их наличие на предприятии обусловлено только требованием руководителя и ответственностью кадрового работника.

Что же касается порядка ведения тетради, то руководствоваться следует универсальными правилами, которые предусматривают, что все распорядительные документы вносятся в Книгу в хронологическом порядке.

Это значит, что строго соблюдаются не только порядковые номера в Журнале, но также присвоенные Приказам номера и даты их оформления. Вся информация должна быть последовательной.

Дополнительно может использоваться локальный шифр, делящий распорядительные документы на категории. Благодаря такому буквенному и цифровому обозначению, будет легче осуществлять поиск распоряжений для дальнейшего ознакомления с ними.

Если в содержании Журнала используются сокращения, то их расшифровка должна быть представлена на отдельной странице после информации об ответственных служащих и, перед основным телом Книги.

Пример применения буквенного шифра:

  • В – в отношении распорядительных документов, содержащих информацию о поощрениях и дисциплинарных наказаниях;
  • К – связанные с кадровыми передвижениями (прием на работу, увольнение, совмещение);
  • КМ – оформление командировок;
  • ЛС – распорядительные документы по личному составу;
  • О – предоставление любого из видов отпуска.

Таким образом, кадровый работник, контролирующий распорядительную документацию, уполномочен самостоятельно, регулировать порядок осуществления контроля выданных и зарегистрированных приказов. На протяжении всего времени использования кадровик может менять форму Журнала, добавляя/удаляя графы с целью улучшения отчетности.

Как уже отмечалось выше, все страницы документа подлежат обязательной нумерации. Вырывать листы категорически запрещено. Кроме того, при внесении информации следует быть предельно внимательным. Не допускаются ошибки и исправления, помарки.

Категорически запрещено использование корректора. Если возникла необходимость  в исправлении информации, то кадровый работник зачеркивает ложный текст и пишет рядом правильные сведения.

Затем возле исправления ставится подпись ответственного служащего и дата внесения правок.

Ведение журнала в электронном виде

На некоторых предприятиях ведение отчетности происходит в электронном виде. Для этого используется обычный текстовый документ с самостоятельно оформленной таблицей или же, применяются специальные программы кадровой отчетности.

Независимо от того, какой выбран способ, предстоит регулярно (по мере заполнения электронных листов) распечатывать отчет, нумеровать страницы и сшивать их в единый документ. Так удастся защитить свои отчеты от сбоя компьютерной системы.

Ответственные за ведение

Нет единых требований к тому, кто должен вести Книгу Приказов. Как показывает практика, чаще всего это работник кадрового аппарата. Также ответственным может выступать юрист фирмы или секретарь руководителя. По сути, это любой человек на фирме, который контролирует документооборот и, предоставивший свое согласие на расширение функциональных обязанностей.

Как и сколько времени хранить журнал

Ведение текущего Журнала осуществляется до того времени, пока не закончатся свободные страницы. После этого Книга подлежит передаче в архив, где и будет находиться на протяжении установленного времени.

Согласно общему правилу, минимальный срок хранения документации составляет три года. Если речь идет о Приказах в отношении личного состава, то они должны находиться в архиве на протяжении 75 лет.

В среднем, срок хранения документов варьируется в пределах 25 лет.

По окончанию установленного срока сохранности Журнала он передается для уничтожения, о чем составляется Акт, который подписывается компетентными должностными лицами.

Приложение

Образец заполнения журнала учета приказов по личному составу

Источник: https://urlaw03.ru/trudovye/article/kniga-prikazov

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.