Журнал регистрации личных заявлений работников образец

Журнал регистрации заявлений работников образец заполнения

Журнал регистрации личных заявлений работников образец

Журнал учета заявлений работников  – применяется для регистрации заявлений работников.

Заявление – документ, фиксирующий инициативу работника по совершению какого-либо действия, имеющего для него определенные правовые последствия или согласие работника с какими-либо действиями работодателя.

Заявления работников охватывают сферу кадровых вопросов, такие как принятие на работу, предоставлении отпуска, переводе, увольнение и т.д.  ТК РФ содержит многочисленные упоминания об этом документе, например: в статьях 80, 89, 122, 124, 126, 127, 128, 131, 229.1. ТК РФ и другие.

Личное заявление работника по кадровым вопросам (о приеме, переводе, увольнении и так далее) пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации или работодателя), текст, дата документа, личная подпись, расшифровка подписи.

Заявление подписывается автором и передается руководству для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа по личному составу или другого документа (письма автору о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и тому подобное).

Обязательными реквизитами заявления являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия, должность заявителя и структурное подразделение, в котором он работает, (иногда указывается адрес заявителя: индекс, адрес места жительства, телефон), текст, подпись.

Регистрация – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

(ГОСТ Р 51141-98)

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе.

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу . т.к. фиксирует факт его создания или получения.

Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Обратите внимание, что в соответствии с ст. 337 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, для Личных дел ( заявлений .

автобиографии, копий приказов и выписки из них, копий личных документов, характеристик, листков по учету кадров, анкет, аттестационных листов и др.) работников установлен срок хранения 75 лет .

а для аналогичных документов руководителя организации членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, срок хранения – постоянно .

Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации” от 22.10.2004 г.

N 125-ФЗ предусматривает, что государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными актами РФ (ст. 17 ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”).

Журналы регистрации хранят записи о различных документах в зависимости от их типов. Одним из них является журнал регистрации заявлений.

В журнале регистрации заявлений регистрируются все заявления, поступающие от работников: заявления на прием, увольнение, переводы, отпуска, материальную помощь и пр.

Журнал регистрации заявлений не имеет унифицированной формы . предусмотренной трудовым законодательством, поэтому кадровые специалисты оформляют этот журнал в произвольной форме. Как правило, журнал оформляется в виде таблицы, где каждая строка несет информацию об отдельном документе. Обычно вносятся данные:

  • порядковый номер заявления (может служить и регистрационным номером)
  • дата заявления
  • должность и фамилия автора заявления
  • резолюция руководителя на данном заявлении или номер приказа по данному заявлению.
  • Журнал регистрации заявлений обычно ведется кадровым работником . но эта обязанность может быть возложена на сотрудника делопроизводства.

    Срок хранения журнала регистрации заявлений составляет 5 лет (ст.258 “Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения” от 25 августа 2010 г.).

    На левой стороне разворота журнала:

    На правой стороне разворота  журнала регистрации заявлений работников .

    Пустые столбцы (7 и 8) заполняются самостоятельно.

    Многие указывают, куда передано заявление, делают отметки об исполнении, некоторые берут расписку в получении заявления уполномоченным лицом, некоторые привыкли к графе Примечание.

    Создание лишних граф повлечет только потерю времени на их заполнение, поэтому добавляйте лишь те графы  журнала регистрации заявлений работников . которые Вам действительно необходимы в работе.

    2.4. Личная карточка работника

    Кадровая служба на каждого работника организации в первый день его работы заводит личную карточку.

    На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу работником кадровой службы заполняется личная карточка работника (форма № Т-2), утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.

    Кроме приказа (распоряжения) о приеме на работу основанием для заполнения личной карточки являются следующие документы:

    – паспорт или иной документ, удостоверяющий личность

    – трудовая книжка или документ, подтверждающий трудовой стаж

    – страховое свидетельство государственного пенсионного страхования

    – документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу

    – документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки

    – другие сведения о работнике.

    Напомним, что в отдельных случаях с учетом специфики работы организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

    В раздел «Прием на работу, переводы на другую работу» личной карточки вносятся записи на основании соответствующих приказов (распоряжений), с каждой записью администрация обязана ознакомить работника под роспись.

    После того как работник ознакомился с записью в трудовой книжке, он должен расписаться в личной карточке в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу», в графе 6 «Личная подпись владельца трудовой книжки». Кадровая служба обязана с каждой записью, вносимой в раздел III «Прием на работу, переводы на другую работу», ознакомить работника под роспись в графе 6 раздела.

    Если сведения о работнике меняются, то в его личную карточку также вносятся соответствующие данные, которые заверяются работником кадровой службы.

    Раздел II «Сведения о воинском учете» личной карточки заполняется:

    – на граждан, пребывающих в запасе, – на основании военного билета

    – на граждан, подлежащих призыву, – на основании удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

    Сведения об итогах аттестации, повышении квалификации, профессиональной переподготовке указываются в разделах IV «Аттестация», V «Повышение квалификации», VI «Профессиональная переподготовка» на основании документов об образовании работника.

    Почетные звания работников отражаются в разделе VII личной карточки вместе с наградами и поощрениями.

    На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска отметки в личной карточке делаются в разделе VIII «Отпуск», в котором ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

    Если по каким-либо причинам работника отзывают из отпуска, то на основании приказа вносится соответствующая запись в раздел VIII «Отпуск» личной карточки работника, т. е.

    учет всех отпусков, которые предоставляются работнику в период работы в организации, ведется в разделе «Отпуск» личной карточки.

    Если работник в соответствии с действующим законодательством имеет право на социальные льготы, то в раздел IХ вносятся записи о льготе, на которую работник имеет право, а также указывается номер и дата выдачи документа, удостоверяющего право работника на льготу.

    Раздел Х «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о работниках, обучающихся в учебных заведениях и др.

    Укажем особенности заполнения отдельных пунктов данной формы.

    При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела I формы указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

    В п. 7 раздела I указываются основная и другая профессия работника.

    В п. 8 раздела I отражается общий трудовой стаж, а также непрерывный стаж для надбавки за выслугу лет и для доплаты к пенсии. Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

    При изменении сведений о работнике в его личную карточку государственного (муниципального) служащего вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

    Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете», являются:

    – военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) – на граждан, пребывающих в запасе

    – удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, – на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

    На граждан, пребывающих в запасе, сведения в разделе II «Сведения о воинском учете» указываются следующим образом:

    п. 1 «Категория запаса» – на офицеров запаса не заполняется

    п. 3 «Состав (профиль)» – заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т. п.)

    п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» – записывается полное обозначение (6 цифр, например, «021101» или 6 цифр и буквенный знак, например, «113194А»)

    п. 5 «Категория годности к военной службе» – записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»

    в п. 7 «Состоит на воинском учете» – заполняется (простым карандашом):

    строка а) – в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний

    строка б) – на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

    На граждан, подлежащих призыву на военную службу, сведения указываются следующим образом:

    п. 1 «Категория запаса», п. 3 «Состав (профиль)», п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» и п. 7 «Состоит на воинском учете» не заполняются

    п. 2 «Воинское звание» – делается запись «подлежит призыву»

    п. 5 «Категория годности к военной службе» – записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу

    В п. 8 раздела II у гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

    В случае увольнения работника на основании приказа кадровая служба делает запись в личной карточке, а работник ставит там свою роспись.

    Личные дела должны храниться в архиве 75 лет.

    Гражданином Ковалевым Д.П. на имя директора ОАО «Мираж» было написано заявление от 14 июля 2010 г. с просьбой о принятии его на работу с 17 июля 2010 г. на должность водителя с окладом согласно штатному расписанию.

    Между Ковалевым Д.П. и ОАО «Мираж» был заключен бессрочный трудовой договор от 15 июля 2010 г. № 65, на основании которого был издан приказ от 16 июля 2010 г. № 244к о приеме на работу Ковалева Д.П. с 17 июля 2010 г.

    Рассмотрим порядок заполнения личной карточки принятого работника на основе предоставленных документов.

    Источник: http://obrazecakta.my1.ru/publ/kak_uchityvat_dogovory/zhurnal_registracii_zajavlenij_rabotnikov_obrazec_zapolnenija/13-1-0-576

    Журнал регистрации заявлений работников. Образец, бланк 2020 года

    Журнал регистрации личных заявлений работников образец
    Работники организации имеют право обратиться к работодателю по различным вопросам, касающимся трудовой деятельности, при помощи различного рода заявлений. Регистрация заявлений осуществляется в специальном журнале регистрации заявлений работников.

    Файлы в .DOC:Бланк журнала регистрации заявлений работниковОбразец журнала регистрации заявлений работников

    Какие бывают заявления

    В организациях переписка по рабочим вопросам, в том числе и между работником и работодателем, реализуется посредством служебной переписки. Например:

    Заявление — это документ, содержащий в себе жалобу или предложение, но в отличие от служебной или докладной записки, касающийся не работника как функциональной единицы организации, а работника как кадровой единицы или личности.

    Как правило, заявление — это выражение инициативы, волеизъявление работника. Посредством заявлений работник может:

    • увольняться, просить об отпуске, переводе на другую должность;
    • просить о материальной помощи, выплате компенсации за проезд к месту отпуска, оплате пройденного медицинского осмотра и т.п.

    Некоторые виды заявлений являются обязательными. Например, заявление об увольнении по собственному желанию становится основанием для приказа об увольнении по соответствующей статье ТК. Без этого заявления издание приказа об увольнении по собственному желанию будет незаконным.

    Обязательна ли регистрация

    Осуществлять регистрацию заявлений работников или нет, организация решает сама. Если же журнал все-таки решено вести, то потребуется:

    1. определить, какие именно заявления на имя работодателя будут регистрироваться;
    2. определить индексы для регистрации заявлений. С этой целью потребуется издать соответствующий приказ;
    3. назначить лицо, ответственное за ведение журнала и определить место его хранения. Как правило, это приемная или канцелярия.

    Копии приказов, регламентирующих порядок ведения журнала и назначение ответственного лица, вкладываются в журнал.

    Делопроизводственные нюансы

    Как правило, в организациях для более эффективного учета документации существует дифференциация документов по их автору, которая осуществляется с помощью присвоения документам определенного автора своего уникального индекса.

    В случае с заявлениями можно организовать дифференциацию по их содержанию. Например:

    • заявление №К-011/2025 — кадровое заявление;
    • заявление №Б-011/2025 — заявление, касающееся выплат, и т.п.

    Дифференциация заявлений не обязательна и зависит от принятых в организации правил делопроизводства. Допустима и валовая регистрация: 001/2025, 002/2025 и т.п.

    Также возможна регистрация заявлений в электронных системах делопроизводства и документооборота. В этом случае все будет зависеть от возможностей конкретной программы.

    Оформление титульного листа

    Журнал регистрации заявлений работников должен быть прошит и пронумерован. На последнем листе журнала делается заверительная надпись, в которой указывается количество листов цифрой и прописью, и ответственное за ведение журнала лицо ставит свою подпись.

    На титульном листе журнала указывается следующая информация:

    • название организации, юридический адрес, телефон;
    • название журнала;
    • дата начала ведения журнала (по завершении — дата окончания);
    • ФИО, должность ответственного за ведение журнала лица.

    журнала

    Журнал регистрации заявлений работников оформляется в произвольной форме. На нашем сайте имеется образец журнала и бланк, который можно скачать для своих нужд. Журнал, как правило, оформляется в табличной форме. В таблице делаются следующие графы:

    1. номер по порядку;
    2. регистрационный номер заявления;
    3. дата поступления заявления;
    4. автор заявления (ФИО, должность работника);
    5. суть заявления кратко (об отпуске, об оплате проезда);
    6. резолюция руководителя и ее дата;
    7. дата получения заявления исполнителем и (опционально) его подпись.

    Дата регистрации и регистрационный номер переносятся на само заявление. Если организация использует штампы — ставится штамп, в который также вписываются дата и номер.

    Как хранить

    Оригиналы заявлений работников, как правило, хранятся вместе с материалами приказов и распоряжений, основанием для которых они стали. Отдельное дело для них в делопроизводственной практике не предусмотрено.

    Журнал после его окончания хранится в архиве организации в течение 5 лет (ст. 182 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций» от 2019 года).

    Источник: https://zakonius.ru/obrazec/zhurnal-registracii-zayavlenij-rabotnikov

    Образцы

    Журнал регистрации личных заявлений работников образец

    В данной статье рассмотрим журналы, которыми кадровик пользуется чаще всего.

    Обычно кадровые работники заводят разные журналы для регистрации приказов разных видов или групп. В одном журнале могут регистрировать приказы по личному составу, в другом – по основной деятельности.

    Нередко кадровые работники заводят отдельный журнал для регистрации приказов о приеме на работу, отдельный журнал – для регистрации приказов по отпускам, отдельный журнал – для регистрации приказов об увольнении и т.д.

    В моей статье представлен вариант журнала, который Вы сможете использовать для регистрации приказов любой из названных групп.

    Форма журнала. Титульная страница журнала для регистрации приказов выглядит следующим образом:

    Титульный лист

    Таким образом, на титульной странице журнала можно самостоятельно заполнить графу “вид/группа приказов” – указать, какие приказы регистрируются в этом журнале.

    Форма журнала имеет все основные традиционные в кадровой практике графы, а также дополнительно пустые графы, которые могут быть заполнены пользователями при необходимости по своему усмотрению.

    Утвержденной законом формы журнала регистрации (учета) приказов не существует.

    Поэтому при необходимости работодатели могут добавлять какие-то дополнительные графы, помимо общепринятых, например, «ФИО и должность работника, в отношении которого издан приказ», «табельный номер работника», «кем подписан приказ», «основания приказа», «исполнитель», «куда передан приказ», «отметка об исполнении и направлении в дело», «должность и ФИО лица, внесшего запись» и др. Создание лишних граф повлечет только потерю времени на их заполнение. Дополняйте журнал лишь теми графами, которые действительно Вам нужны.

    Также в журнале есть раздел «Работники, ответственные за ведение журнала»

    Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.

    Унифицированной формы журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами нет. Работодатели самостоятельно определяют, какие графы включить в журнал. У разных работодателей состав граф может отличаться. Предлагаю образец журнала с традиционными для кадровой практики графами.

    Титульная страница журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами выглядит следующим образом:

    2 и 3 страницы журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами (разворот):

    РАБОТНИКИ, ОТВЕТСТВЕННЫЕ ЗА ВЕДЕНИЕ ЖУРНАЛА

    Далее следует форма самого журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами.

    На левой стороне разворота журнала:

    На правой стороне разворота журнала ознакомления работников с локальными нормативными актами:

    В графы (5-10) вписываются наименования локальных нормативных актов, с которыми необходимо ознакомить работника. Также указывают дату утверждения локального нормативного акта и его номер (при наличии). Работник должен будет поставить свою подпись и дату ознакомления в той графе, где указан локальный нормативный акт, с которым его ознакомили.

    Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами рассчитан на ознакомление работников с 6 локальными нормативными актами. Если Вам требуется ознакомить работников с большим количеством локальных нормативных актов, то предлагаю 2 варианта:

    1) сделать еще один журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами;

    2) поделить один журнал на две части. В первой половине журнала знакомить работников с одними локальными нормативными актами, во второй половине – с другими.

    Журнал регистрации листков нетрудоспособности 

    Форма журнала. Титульная страница журнала регистрации листков нетрудоспособности выглядит следующим образом:

    2 и 3 страницы журнала регистрации листков нетрудоспособности (разворот):

    Форма журнала

    Утвержденной законом формы журнала регистрации листков нетрудоспособности нет. Работодатели самостоятельно определяют, какие графы включить в журнал. У разных работодателей состав граф разный.

    Кто-то вносит в журнал максимум информации о листке нетрудоспособности, кто-то не любит загромождать журнал лишними сведениями и вносит только сведения, необходимые для табелирования и расчета оплаты работнику.

    Настоящий журнал содержит все основные традиционные в кадровой практике графы, а именно:

    • № п/п,
    • дата сдачи работником листка нетрудоспособности работодателю,
    • фамилия, имя, отчество работника,
    • должность (профессия, специальность) работника, вид работы,
    • структурное подразделение,
    • номер и дата выдачи листка нетрудоспособности медицинской организацией,
    • наименование медицинской организации, выдавшей листок нетрудоспособности,
    • период освобождения от работы (с какого по какое число),
    • количество дней нетрудоспособности,
    • также дополнительно в журнале имеется две пустые графы, которые могут быть заполнены пользователями при необходимости по своему усмотрению.

    Какие еще графы можно сделать в журнала регистрации листков нетрудоспособности? Кто-то указывает табельный номер работника, кто-то – вид нетрудоспособности, кто-то – куда передан листок нетрудоспособности.

    Как правило, листки нетрудоспособности работников передаются в бухгалтерию, поэтому многие кадровые специалисты предпочитают вводить графу: “Подпись работника бухгалтерии в получении листка, дата получения”. В этой же графе некоторые предусматривают указание фамилии и инициалов работника бухгалтерии. Нередко можно встретить и графу «Примечание».

    Определитесь, какие графы, помимо традиционных предложенных, Вам еще необходимы в журнале и заполните две оставшиеся пустые графы по своему усмотрению, в соответствии с требованиями Вашего работодателя.

    Создание лишних граф повлечет только потерю времени на их заполнение. Дополняйте журнала регистрации листков нетрудоспособности лишь теми графами, которые действительно Вам нужны.

    Журнал учета прошивается, опечатывается и заверяется руководителем организации.

    На левой стороне разворота журнала:

    На правой стороне разворота журнала:

    Журнал регистрации трудовых договоров.

    Титульный лист

    2 и 3 страницы журнала (разворот):

    Работники, ответственные за ведение журнала регистрации трудовых договоров

    Далее следует форма самого журнала регистрации трудовых договоров.

    На левой стороне разворота журнала:

    На правой стороне разворота журнала:

    Источник: https://zen.yandex.ru/media/ardnaskela/obrazcy-goriachih-jurnalov-kadrovika-5eb9b9c7bca2ec5606d8147b

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.