Приказ о направлении в командировку рб образец

Оформляем командировку по Беларуси

Приказ о направлении в командировку рб образец

Планируете направить работника в служебную командировку в пределах Республики Беларусь (далее — командировка)? Рассмотрим, как правильно ее оформить и какие действия нужно совершить.

1. До отъезда в командировку

1.1. Подтверждаем необходимость командировки

В случае необходимости наниматель может направить работника в командировку. При этом такую необходимость целесообразно документально подтвердить.

Подтверждением этому могут выступать, например, утвержденный план командировок, докладная записка непосредственного руководителя, приглашение от организации. Именно на основании таких документов в дальнейшем издается распорядительный документ о командировке (далее — приказ). Отметим, что пришедшие извне документы (например, приглашения) следует зарегистрировать .

1.2. Получаем согласие работника

В некоторых случаях наниматель должен получить от работника согласие на командировку. Это касается командировок, длительность которых более 30 календарных дней. А при направлении отдельных категорий работников необходимо их согласие независимо от срока командировки. К таким работникам относятся :

— женщины, опекуны (попечители), имеющие детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов до 18 лет), или отцы, воспитывающие таких детей без матери;

— инвалиды.

Получить согласие работника целесообразно в письменной форме. В некоторых случаях письменная форма согласия обязательна (например, при направлении в командировку женщины, воспитывающей ребенка в возрасте от 3 до 14 лет).

Согласие может быть выражено различными способами. Например, работник может написать заявление или сделать запись о согласии в приказе.

1.3. Готовим задание на командировку

Задание на командировку (далее — задание) представляет собой документ, фиксирующий в первую очередь задачи, которые работник должен выполнить во время поездки.

Наниматель самостоятельно решает, оформлять такой документ или нет, так как при направлении работника в командировку по Республике Беларусь он не обязателен.

Вместе с тем, на наш взгляд, задание целесообразно оформить, поскольку это обеспечит надлежащее выполнение поставленных перед работником задач.

Оформляется задание в произвольной форме. При этом можно воспользоваться требованиями, предъявляемыми к заданию на заграничную командировку . В организации целесообразно разработать бланк задания на локальном уровне и использовать его в дальнейшем при разработке соответствующей формы.

Задание, как правило, составляется до издания приказа. Его утверждает руководитель организации или иное уполномоченное должностное лицо и знакомит с ним работника под подпись.

Отметим, что задание может быть как индивидуальным (один документ для одного работника), так и групповым (один документ для нескольких работников).

Соответственно, оно должно содержать подписи всех работников, для которых оно составлено.

Срок хранения задания — 3 года ЭПК после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля.

Обращаем внимание, что отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) означает, что срок хранения задания после проведения экспертизы ценности может продлеваться .

Место, где хранится задание, определяется в организации на локальном уровне (например, в положении о командировках можно определить местом хранения задания бухгалтерию).

1.4. Издаем приказ о командировке

Решение о направлении работника в командировку оформляется приказом . Издает его руководитель организации или иное уполномоченное должностное лицо.

В приказ, в частности, включается следующая информация:

— ФИО командируемого сотрудника;

— должность (профессия) командируемого сотрудника;

— структурное подразделение, в котором трудится работник;

— срок командировки;

— место, куда направляется работник;

— цель поездки.

В качестве основания в приказе стоит указать документ, подтверждающий необходимость командировки (докладная записка, приглашение и др.).

Отметим, что УСОРД содержит унифицированную форму приказа. Однако придерживаться ее не обязательно, так как она носит рекомендательный характер. Вместе с тем приказ должен быть оформлен в соответствии с правилами делопроизводства .

После издания приказа наниматель должен ознакомить с ним работника под подпись.

Приказ является приказом по личному составу. В зависимости от продолжительности командировки его срок хранения и, соответственно, литера регистрационного номера разнятся (см. схему) . Кроме того, такие приказы регистрируются и группируются в дела отдельно друг от друга .

Схема

1.5. Оформляем командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение представляет собой документ, в котором ставятся отметки о выбытии и прибытии к месту командировки и обратно. Оно выдается по усмотрению нанимателя, за исключением случаев, предусмотренных законодательством. Например, для госслужащих оно является обязательным .

В зависимости от количества людей, направляемых в командировку, в оформлении и порядке выдачи командировочного удостоверения есть некоторые особенности (см. таблицу 1).

Таблица 1

Количество командируемых работниковФорма командировочного удостоверенияКому выдается
1приложение 1 к Инструкции N 35командируемому работнику
2 и более1) приложение 1 к Инструкции N 352) либо приложение 2 к Инструкции N 351) командируемому работнику2) либо руководителю группы или иному лицу, определенному приказом (распоряжением) нанимателя
2 и более в некоторых случаях*приложение 2 к Инструкции N 35руководителю группы или иному лицу, определенному приказом (распоряжением) нанимателя

К таким случаям относится направление в командировку следующих групп работников :театрально-зрелищных организаций для подготовки, организации, показа и проведения спектаклей, концертов, выставок или иных публичных выступлений;строительных бригад на строительные объекты;торговых организаций при выездной торговле.

При этом для всех работников группы должны совпадать место и срок командировки, а также даты выбытия и прибытия к месту командировки и обратно.

Командировочное удостоверение подписывает руководитель организации или иное уполномоченное должностное лицо. Отметка о выбытии проставляется работником, ответственным за оформление командировочных документов. Например, заведующим канцелярией, секретарем, работником кадровой службы. Такие отметки заверяются подписью, ее расшифровкой и печатью (штампом) с наименованием организации .

На заметку
Если в командировочном удостоверении допущена ошибка (например, указана неверная дата выбытия), полагаем, в него можно внести исправление.

Данная позиция обусловлена тем, что законодательство допускает вносить исправления во многие документы, в том числе в бланки строгой отчетности, трудовые книжки. Исправление в командировочном удостоверении можно сделать по аналогии с исправлением записей в бланках строгой отчетности.

То есть зачеркнуть тонкой чертой неправильные сведения, написать над зачеркнутым верную информацию, произвести оговорку «Исправлено», указать дату и основание поправки, а также фамилию и инициалы лица, исправившего запись .

Вместе с тем законодательство не запрещает оформить новое командировочное удостоверение. Это целесообразно сделать, например, если ошибка была допущена при его первоначальном оформлении (то есть до выдачи работнику).

1.6. Заполняем журналы регистрации и учета

О выдаче командировочного удостоверения делается соответствующая запись в журнале регистрации командировочных удостоверений (далее — журнал регистрации), а также в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки (далее — журнал учета) .

Журнал регистрации оформляется в произвольной форме, а форма журнала учета утверждена законодательством. Отметим, что можно вести журнал учета как на бумажном носителе, так и в электронном виде . Однако, на наш взгляд, такой документ должен быть оформлен на бумаге. Ведь в нем проставляется подпись работника, направляемого в командировку, о том, что им получено командировочное удостоверение.

1.7. Выдаем аванс

Перед тем как отправить работника в командировку, наниматель обязан выдать ему аванс на оплату :

— проезда к месту служебной командировки и обратно;

— найма жилого помещения;

— суточных (их размер установлен законодательством).

На заметку
Помимо вышеуказанного, наниматель должен возместить работнику произведенные с разрешения или ведома нанимателя расходы :
за багаж сверх нормы бесплатного провоза;
платные автомобильные дороги;
платные стоянки;
услуги связи;
завтрак, предоставляемый гостиницей.
Обязанности выдать аванс по вышеназванным расходам у нанимателя нет. Вместе с тем, полагаем, если их размер заранее известен, наниматель может их включить в аванс .

Основанием для расчета и выплаты аванса является приказ. Перечислить работнику аванс надо не позднее чем за день до отъезда в командировку . Однако если работник не написал авансовый отчет по предыдущей командировке, то аванс ему не выдается, пока он не представит такой отчет (кроме случая, когда аванс на обе командировки перечисляется на корпоративную (личную) дебетовую карточку) .

2. После прибытия из командировки

2.1. Заполняем табель использования рабочего времени

Дни командировки работника обязательно проставляются в табеле использования рабочего времени (далее — табель) по основному месту работы .

Как их обозначить, наниматель решает самостоятельно на локальном уровне (например, в положении об учете рабочего времени).

На практике зачастую для рабочих командировочных дней используется аббревиатура «К», а выходные и больничные отображаются в виде аббревиатуры «В» и «Б» соответственно.

На заметку
Учет рабочего времени водителя имеет некоторые особенности, если в командировке в другой организации ему приходится работать по иному графику работ (сменности). В таком случае с места командировки предоставляется табель, в котором должна быть отражена фактическая продолжительность рабочего времени водителя .

2.2. Оформляем командировочное удостоверение

Если работнику выдавалось командировочное удостоверение, то по прибытии в нем необходимо проставить отметку об этом. Она указывается по аналогии с отметкой о выбытии, то есть заверяется подписью лица, ответственного за оформление, а также ее расшифровкой и печатью (штампом) с наименованием организации .

В случае когда командировочное удостоверение не оформлялось, факт приезда работника может быть подтвержден приказом, проездными и прочими документами.

2.3. Получаем отчет работника о проделанной работе

По требованию нанимателя работник должен сообщить ему о результатах работы, проделанной в командировке, в виде отчета. Соответственно, если такого требования не было, оформлять отчет не надо.

Форма отчета произвольная, поэтому наниматель может разработать ее на локальном уровне.

Отчет составляется работником и утверждается руководителем организации или иным уполномоченным должностным лицом .

2.4. Принимаем авансовый отчет и неизрасходованные денежные средства

Работник, получивший аванс, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет. В организации форма отчета разрабатывается самостоятельно с учетом требований к первичным учетным документам и правил делопроизводства .

На заметку
Если какая-либо часть денежных средств, выданных авансом, не была израсходована работником, он возвращает ее в кассу организации .

В авансовом отчете отражаются все расходы, подлежащие возмещению. К нему прилагаются :

— командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования (при его наличии);

— подлинные проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно (при наличии);

— подлинные документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;

— отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).

Срок представления авансового отчета в бухгалтерию отсчитывается со дня возвращения работника из служебной командировки, исключая день прибытия, и зависит от того, каким образом работнику были выданы денежные средства (см. таблицу 2) .

Таблица 2

Способ выдачи денежных средствСрок представления авансового отчета (рабочие дни)
Выдача наличными3(5 — для работников подразделений, расположенных в населенных пунктах вне места нахождения организации)
Перечисление на личную (корпоративную) дебетовую карточку15
Выдача частично наличными и частично посредством перечисления на личную (корпоративную) дебетовую карточку15

После проверки представленного в бухгалтерию авансового отчета он утверждается руководителем организации или иным уполномоченным должностным лицом .

Источник: https://ilex.by/oformlyaem-komandirovku-po-belarusi/

Как составить приказ о направлении работника в командировку

Приказ о направлении в командировку рб образец

Приказ о направлении работника в командировку – это официальный документ, которые необходим, если вы решили отправить сотрудника в поездку по служебной необходимости для исполнения трудовых функций.

По статье 166 ТК РФ работодатель может отправить трудящегося на любой должности выполнять служебные задания в другую местность. Такая поездка будет считаться служебной командировкой. В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 13.10.

2008 N 749 в таком случае на предприятии происходит оформление приказа о направлении в командировку. Из него должно быть ясно, кто, на какой срок и с какой целью уезжает и где будет выполнять свои трудовые обязанности.

На сотрудника, у которого разъездной характер работы, распоряжение о командировке издавать не надо.

Работодателю также надо помнить, что беспрепятственно командировать можно не каждого сотрудника. Трудовой кодекс дает некоторые преимущества определенным категориям трудящихся, а именно:

  • беременным сотрудницам (ст. 259 ТК РФ);
  • работникам до 18 лет, если они не являются спортсменами или артистами (ст. 268 ТК РФ, ст. 348.8 ТК РФ);
  • женщинам, имеющим детей до 3 лет, если они не представили письменное согласие (ст. 259 ТК РФ);
  • работникам-инвалидам, если это не соответствует программе реабилитации (ст. 224 ТК РФ);
  • сотрудникам, с которыми действует ученический договор (ст. 203 ТК РФ);
  • подчиненным, зарегистрированным в качестве кандидатов, во время выборов (ст. 41 ТК РФ);
  • родителям, воспитывающим детей до 5 лет в одиночку, без их письменного согласия (ст. 259 ТК РФ, ст. 264 ТК РФ);
  • работникам, ухаживающим за больным членом семьи, без письменного согласия (ст. 259 ТК РФ);
  • подчиненным, воспитывающим детей-инвалидов, без их согласия (ст. 259 ТК РФ).

Отправляя подчиненного в служебную поездку, работодатель обязан издать приказ о направлении работника в командировку. Разберемся, на основании чего можно составить такое распоряжение, а также рассмотрим приказ о командировке образца 2020 года.

Издание распоряжения на поездку таких сотрудников может быть расценено как нарушение их прав. Тогда работодателя могут наказать по статье 5.27 КоАП РФ, что обернется штрафом для должностных лиц и ИП от 1 до 20 тысяч рублей (если будет допущено аналогичное повторное нарушение), для организаций – от 30 до 70 тысяч рублей.

Как должен выглядеть приказ на командировку

В 2013 году чиновники сделали необязательными унифицированные формы первичных документов, давая предпринимателям возможность самостоятельно разработать и утвердить в локальных нормативных актах формы, образец и бланки для приказов и распоряжений. В то же время каких-то четких требований нет и разрешается пользоваться бланками, представленными в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.

Раньше документами для учета направленных в служебные поездки работников были формы Т-9 и Т-9а, а если в командировку отправляли сразу несколько сотрудников. Сейчас их также можно использовать.

https://www.youtube.com/watch?v=nOdKPI0HnB0

Так выглядит незаполненный приказ на командировку (образец Т-9): скачать бланк можно в конце статьи. А далее мы расскажем алгоритм заполнения.

Пример заполнения документа

Шаг 1. В шапке бланка заполнить поля, предусмотренные для указания наименования работодателя и его ОКПО (указан в регистрационных документах, у юрлиц восьмизначный, у ИП — десятизначный). Первый образец и последующие покажут всю последовательность заполнения бланка.

Шаг 2. Прописать номер документа и дату составления.

Шаг 3. Указать, кто из сотрудников едет, какую должность он занимает, какой у него табельный номер.

Шаг 4. Записать, куда именно поедет сотрудник. Здесь необходимо уточнить город и страну, а также наименование организации или ИП, которые выступают принимающей стороной — так, как показывает образец.

Шаг 5. Уточнить длительность служебной поездки в календарных днях, указывая планируемые даты отъезда и прибытия.

Шаг 6. Обосновать необходимость работы в другой местности, кратко и четко обозначая цель отъезда.

Шаг 7. Записать, кто будет оплачивать расходы на поездку. Очень важно, чтобы копия такого документа своевременно попала в бухгалтерский отдел, иначе сотрудник не может получить денеги на предстоящие расходы.

Шаг 8. Указать сведения о документах, которые стали основой для издания распоряжения. Это может быть служебная или докладная записка, служебное поручение, план служебных поездок или иной документ, предусмотренный в локальных нормативных актах.

Шаг 9. Заверить приказ у руководителя, а также ознакомить его с трудящимся, направляемым на выполнение работ в иной местности. Если подписи сотрудника не будет, то в суде он всегда сможет доказать, что не знал о необходимости поехать куда-то.

Отметим, что в унифицированной форме отсутствует графа для указания способа проезда к месту командировки.

Если используется неизмененный бланк, то по возвращении из поездки работник, как правило, обязан предоставить информацию, служебную записку об использовании личного или рабочего транспорта, а также предъявить документы, которые докажут этот факт (например, чеки на бензин или оплаченную парковку).

Кроме того, используется такая форма, как служебное задание и отчет по форме Т-10а — выглядит образец так, как показано на рисунке.

Источник: https://ppt.ru/art/komandirovka/prikaz

Приказ на командировку: как правильно составить в 2019 году – образец и бланк

Приказ о направлении в командировку рб образец

Хозяйственная деятельность субъекта бизнеса может не ограничиваться одной местностью. Порой, чтобы выполнить определенное задание, его работникам приходится отправляться в служебные поездки. В соответствии с действующими нормами законодательства направление сотрудника в такую поездку включает составление такого распоряжения, как приказ о направлении работника в командировку.

На основании чего оформляется приказ

По новым правилам оформление командировки в настоящее время требует только издания соответствующего распоряжения руководителя об этом.

По мере необходимости, начальники отделов или иные ответственные лица, которые считают что нужно отправить сотрудника в командировку, составляют на имя директора компании докладную или служебную записки.

В них они обосновывают причину предстоящей командировки, ее цель, продолжительность во времени, а также предлагают кандидатуры для этой поездки. Цели командировки могут быть представительными или производственными.

Руководитель, изучив поступившие документы, принимает решение по данному вопросу, для оформления которого издается приказ о направлении в командировку.

На крупных предприятиях командировки планируются. Это может выражаться в составлении плана командировок на текущий год. При наступлении времени указанного в этом документе, отдел кадров подготавливает приказ на командировку, который передается руководителю для подписания.

Кроме этого, в организации может составляться служебное задание, которое в настоящее время используется организациями на их усмотрение. Оно также может использоваться в качестве одного из источников для формирования распоряжения.

Каким бы ни было основание для этого документа, ответственное лицо может использовать фирменный бланк или специализированный бланк унифицированная форма т-9.

Внимание! Форма приказа на командировку должна быть зафиксирована в учетной политике предприятия или же Положении по командировкам, которое может оформляться в организации.

Как оформить приказ на командировку сотрудника по форме Т-9 в 2019 году

Как только руководитель принимает решение о направлении сотрудников в служебную поездку, ответственное лицо должно составить распоряжение об этом.

В верхней части документа отражается наименование хозяйствующего субъекта и при необходимости название его структурного подразделения. Здесь же рядом указывается регистрационный шифр предприятия, которое оно получает при постановке на учет в Росстате (код ОКПО).

Далее следует наименование распорядительного документа его номер по порядку и дата издания. Под этими реквизитами приказ в дальнейшем будет отражаться во всех других бланках.

В следующих строках надо записать номер работника по табелю, который ему присваивается на предприятии при поступлении, а также его полные Ф.И.О.

После этого указываются обозначение отдела, где трудится сотрудник, а также занимаемая им должность или профессия в организации.

Ниже форма т-9 предполагает внесение информации о месте, куда направляется сотрудник. Здесь можно прописать страну, город или название принимающей организации.

После этого вписывается длительность служебной поездки, а чуть ниже указываются начальная и конечные даты командировки.

В следующем разделе необходимо отразить цель предстоящей служебной поездки согласно заявленной в докладной или утвержденного плана.

После этого в приказе отражается источник, за счет которого будет осуществляться финансирование расходов по предстоящей командировке.
Далее нужно записать название документа и его реквизиты, на основании которого производится формирование распоряжения руководителя.

После этого приказ должен быть завизирован руководством фирмы с проставлением должности и его данных.

Внимание! С этим распоряжением следует ознакомить командируемого работника, при этом на приказе он должен сделать отметку в виде визы и записать дату прочтения приказа.

На основании изданного приказа ответственные лица выплачиваю перед командировкой суммы для произведения расходов в поездке, в том числе суточные при командировках.

Образец заполнения приказа на командировку по форме Т-9а

Когда в командировку необходимо отправить сразу несколько работников, то в таком случае используется форма приказа т-9а. В стандартный бланк включены столбцы для того, чтобы отразить поездку трех человек. Если это необходимо, то бланк может быть расширен для нужного числа работников.

Документ заполняется следующим образом. В верхнюю его часть вносится полное название компании, а рядом в столбце справа — ее код по общему справочнику ОКПО.

Дальше внизу указывается порядковый номер распоряжения и дата, когда оно было составлено. Под ним затем этот приказ необходимо будет зарегистрировать в книге учета приказов по организации.

Сам документ выглядит как таблица. В строках проставлены показатели, которые нужно отметить по каждому из работников. Данные по последним заносятся в столбцы. Строки в данной таблице не пронумерованы.

В первую строку записываются полные Ф.И.О. сотрудников, которые направляются в командировку. В следующей строке проставляются их табельные номера.

В третью строку нужно записать названия подразделений, в которых работают сотруднику. В четверную — названия их должностей, как это указано в штатном расписании.

Следующая строка должна включать в себя сведения о поездках. Она, в свою очередь, разделяется на несколько подстрок.

В пятую и шестую нужно записать название страны и города, куда предстоит поездка, а также название принимающей организации.

Следом идут седьмая и восьмая строки – в них нужно записать дни начала и окончания поездок по каждому из работников. В девятую вносятся количество дней поездки по каждому командированному. В десятой строке необходимо изложить краткое содержание цели поездки.

Одиннадцатая строка — в ней указывается источник средств, из которых производится оплата командировки. Обычно это собственные средства компании, но в отдельных случаях командировку может оплачивать принимающая сторона.

Двенадцатая строка служит для подтверждения, что работник ознакомился с распоряжением. В ней он должен поставить свою подпись и дату, когда он сделал это.

В нижней части документа после таблицы располагается строка, в которую необходимо занести сведения о документе, на основании какого производится оформление командировки.

Заполненный приказ подписывает директор компании.

Сопутствующие документы

Когда составляется приказ о направлении работника в командировку, вместе с ним кадровый специалист может оформлять дополнительные документы.

Важно помнить, что часть из них уже не является обязательными, но должна составляться, если это прямо указано в учетной политике:

  • Командировочное удостоверение. В нем необходимо ставить отметки в виде печатей принимающих фирм. Не является обязательным, но может использоваться работодателем по желанию.
  • Служебное задание. Документ по форме Т-10, который содержал перечень заданий — их работник должен был выполнить во время поездки. В настоящее время также признан необязательным.
  • Журнал учета командировочных работников. В нем нужно делать отметку при отбытии работника в командировку и его прибытии в компанию. Сейчас ведение журнала не является обязательным.
  • Служебная записка. Составляется работником с обоснованием размера запрашиваемой подотчетной суммы на время командировки. Еще одна записка может оформляться по прибытии из командировки с просьбой оплатить затраты на приобретение ГСМ — если работник использовал личный автомобиль.

Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/prikaz-na-komandirovku.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.